17 feb Ett förändrat arbetssätt som ger ökad kvalitet i stadsbyggandet
Hur planerar och bygger vi gemensamt staden med fokus på slutresultat och göteborgarna? Att planera och bygga staden inifrån och ut genererar frågor av hög komplexitet och ställer nya krav på samarbete och samverkan. Det var en av de insikter som låg till grund för det förhållnings- och arbetssätt i exploateringsprocessen som nu är under införande i Göteborg.
Göteborgs stad befinner sig i en expansiv fas – med en markant ökad byggtakt där planering och utbyggnad av nya bostäder pågår samtidigt som stora kommunala och statliga infrastrukturprojekt till följd av Västsvenska paketet och Sverigeförhandlingen planeras och byggs. Såväl förtätningsprojekt som stadsutvecklingsprojekt omfattar betydligt fler aktörer och har högre komplexitet än tidigare.
I detta läge befann sig Göteborgs Stad då stadens fastighetskontor, trafikkontor och stadsbyggnadskontor 2016 fattade ett gemensamt beslut om att initiera en gemensam verksamhetsutveckling av exploateringsverksamheten. Behovet var att stärka processen – från idé till genomförande – med fokus på frågor kring genomförbarhet och ekonomi.
Att planera och bygga stad är en komplex process och ansvaret för stadens planering ligger under flera politiska nämnder. En bra dialog mellan dessa aktörer är nödvändig, tillsammans med en tydlig process för hur vi ska samverka och när i stadens exploateringsverksamhet. Utifrån de utmaningar staden står inför så fanns ett behov av att tydliggöra och skapa bättre strukturer för samverkan. Kort och gott, vi måste säkra en genomförbar planering.
Ett utvecklat förhållnings- och arbetssätt – för att rikta fokus mot slutresultatet
För att sätta samverkan i verkstad behövdes konkreta arbetssätt och verktyg tas fram. Resultatet blev att ett utvecklat förhållnings- och arbetssätt i exploateringsverksamheten togs fram, i två huvudsakliga delar:
• En gemensam exploateringsprocess för stadens tekniska förvaltningar som definierar vad vi behöver göra för att utveckla stadens mark med utgångspunkt i förvaltningarnas olika ansvar – och omfattar gemensamma aktiviteter för att utveckla stadens mark, från idé till iordningställd plats.
• Ett projektorienterat arbetssätt i exploateringsverksamheten som definierar hur vi behöver styra, leda och organisera arbetet för att genomföra utvecklingen av stadens mark – och omfattar de aktiviteter som möjliggör en exploatering, inom uppsatt målbild om tid, kostnad och innehåll.
Att etablera en gemensam exploateringsprocess syftade till att beskriva och skapa förståelse för sammanhanget som medverkande befann sig i och slutnyttan de bidrar till. En viktig poäng med detta var också att tydliggöra förväntningar på olika parter i processen och etablera en gemensam bild av roller och ansvar för möjlighet att möta förväntningarna.
Att etablera ett projektorienterat arbetssätt var något som redan var pågående i olika delar av staden utifrån en upphandlad projektmodell – något som var en möjliggörare i utvecklingsarbetet. Ett tydliggörande behövdes dock för exploateringsverksamheten kring vad det innebär att arbeta i projekt som spänner från idé till iordningställd plats och tydliga ansvar i det. En viktig fråga att lösa ut i det utvecklade arbetssättet har dels varit tydliga roller och ansvar i övergången från linjestyrd till mer projektorienterad verksamhet och dels hanteringen av målkonflikter – båda delar är viktiga förutsättningar för att kunna arbeta.
Att identifiera ”projektet” som exploateringsprojektet och ”projektledaren” som en roll och funktion som fastighetskontoret ansvarar för att tillsätta var viktiga grundförutsättningar för att lösa dessa frågor. Behovet av att kunna hantera målkonflikter och konkreta problem som uppstår i ett projekt i en allt komplexare verksamhet har resulterat i en gemensam eskaleringsordning och en särskild styrgrupp för exploateringsprojekt med representanter från alla tekniska förvaltningar.
Det utvecklade förhållnings- och arbetssättet har sammantaget skapat ett mer strukturerat arbetssätt och en bättre överblick över vad, hur och när förvaltningarna och deras medarbetare bidrar i processen, bland annat genom en processbeskrivning som tydliggör förvaltningarnas respektive uppdrag i det gemensamma arbetet. Förutsättningar har skapats för att tidigt i processen få med sig genomförandefrågor vilket ger en mer genomförbar planering – bland annat i mer genomförbara detaljplaner av högre kvalitet. Den ekonomiska styrningen har fått ett ökat fokus och ekonomiska beslutsunderlag till politiken har tydliggjorts. Att på ett tydligt sätt kunna eskalera frågor underlättar för att knäckfrågor och målkonflikter i projekten snabbare kan få en lösning. En tydligare styrning och tydligare beslut i projekten har gett en bättre överblick som möjliggör mer aktiv styrning och ledning, exempelvis genom nödvändiga prioriteringar i rätt tid.
GEMENSAM PROCESS MED HÖG DELAKTIGHET
Arbetsprocessen att ta fram modellen för det utvecklade arbetssättet var förhållandevis snabb (cirka 1 år) och präglades samtidigt av en hög delaktighet från ett stort antal förvaltningar. Det är en fantastisk resa för en stad i Göteborgs storlek – sex förvaltningar klev över sina förvaltningsgränser för att möta övergripande behov utifrån hela staden-perspektivet. Arbetet har letts av en förvaltningsövergripande styrgrupp som haft en stark samsyn kring syftet med det förändrade arbetssättet.
”Det har varit väldigt roligt att vara en del i denna resa framåt. I styrgruppen har det funnits ett stort engagemang från alla deltagande förvaltningar och både kraft och samsyn kring behovet av förändring”, (Elisabet Gondinger, styrgruppsordförande)
Det finns idag höga förväntningar på ett snabbt införande och snabba effekter. Det är utmanande att möta dessa förväntningar: nya arbetssätt innebär förändringar ur såväl strukturellt som kulturellt perspektiv – exempelvis gällande styrning, ledarskap, arbetsformer och mänskliga beteenden i vardagen. Förändring tar tid och kräver att hela verksamhetssystemet anpassas – från hantering av kompetens, organisationsstruktur och arbetssätt till beslutsfattande, IT-hantering och sättande av mål. En annan utmaning är att på ett väl avvägt sätt föra in arbetssättet i en redan arbetsintensiv verksamhet. Chefs- och ledarskap på olika nivåer blir en viktig motor i denna förändring genom att gå först och kommunicera syftet med utvecklingen (varför) såväl som hur medarbetarna i deras vardag kan ta till sig det utvecklade arbetssättet.
EN PROCESS I KONSTANT FÖRÄNDRING
Vi är inte klara än – om vi någonsin blir det. Vår omvärld förändras konstant och vår verksamhet behöver utvecklas i samma takt. Vi behöver samtidigt orka tänka helt nytt. För att människor ska kunna leva och verka väl i en verksamhet, krävs en stor portion mod och tillit – för att våga tänka nytt och testa.
Text: Lisa Kallmér, fastighetskontoret, Göteborgs stad och My Ekrelius, Preera AB