12 feb GIS – ett outnyttjat verktyg inom kommunerna
Det allt mer digitaliserade samhället och teknikutvecklingen gör att vi kan använda våra informationsmängder på nya sätt än vad vi traditionellt har kunnat göra. Eftersom cirka 80 procent av en kommuns totala informationsmängd direkt eller indirekt kan knytas till geografiska lägen utgör geografisk information i digital form och geografiska informationssystem, GIS, viktiga delar i en kommuns möjligheter till verksamhetsutveckling, effektivisering, högre kvalitet och ökad service till medborgarna.
Varför används då inte geografisk information och GIS-tekniken mer i kommuners verksamheter? Under mina tre år som lantmäterichef i Karlstads kommun med huvudansvaret för kommunens GIS-funktion har jag funderat mycket på detta. Genom att analysera min egen organisation och det jag har fångat upp från andra kommuner har jag gjort några generaliserande reflektioner.
En kommun bygger mycket av sin verksamhet på geografisk information. Det handlar exempelvis om uppgifter om medborgare, adresser, vägar, transporter, planer, naturområden, ledningar, lokaler. Det vill säga allt som kan kopplas till ett geografiskt läge. Informationen ligger lagrad i databaser och register och den utgör själva grunden i kommunens verksamheter. Alla verksamheter i en kommun har geografisk information. Jag kan konstatera att kommuner är bra på att samla in information men dåliga på att använda den till analyser och beslutsunderlag och dåliga på att göra den tillgänglig för andra.
I de flesta kommuner är funktionen för kommunens grundläggande geografiska information, kartverktyg och specialistkompetens inom GIS lokaliserad till en enhet på stadsbyggnadsförvaltningen eller liknande. Det är svårt att utifrån en sådan position nå ut till och påverka en hel kommuns organisation och ställa krav på hur organisationen ska förvalta och arbeta med sin geografiska information. Finns det ens befogenheter att ställa krav på andra förvaltningars hantering av information? Den organisatoriska placeringen av GIS-verksamheten är av historisk tradition från tiden då kommunens kartverk ritades för hand. Digitaliseringen inom kartframställning kom tidigt och genom införandet av system som GIS har arbetet utvecklats till ett verktyg nu användbart för att hantera geografiskt kopplad information inom alla kommunens verksamheter. Dock är det många som hittills inte har utnyttjat möjligheterna med GIS eller insett vilket kraftfullt verktyg det är och vilken nytta verksamheten kan ha av det. Man saknar kunskap om dess möjligheter. Kommuners GIS- funktioner har inte heller varit aktiva för att marknadsföra och berätta om nyttan av att arbeta mer med geografisk information och GIS.
De flesta kommuner tillämpar interndebitering då deras GIS-funktion utför arbeten på uppdrag av andra organisatoriska enheter. En enkätundersökning bland en stor mängd chefer i Karlstads kommun visade att interndebiteringen hämmar dem att använda kommunens GIS-funktion för uppdrag. Resultatet överensstämmer med GIS-funktionens erfarenheter och över- ensstämmer också med det jag har fångat upp från många andra kommuner.
Min övertygelse är att en kommuns alla verksamheter kan ha stor nytta av att arbeta mer systematiskt och kreativt med geografisk information och GIS.
Geografiska aspekter ingår i de flesta beslut som vi tar som privatpersoner, tjänstemän eller som politiker. Geografisk information presenterad på karta utgör ett snabbt sätt för oss att få överblick och tillgång till information. Att söka och få tillgång till information sker numera främst via smarta telefoner och surfplattor, för att det är lätt, mobilt och till- gängligt. Detta är något som vi som producerar information behöver ta hänsyn till samt att ha förståelse för att öppen och tillgänglig information skapar stora mervärden för medborgarna och för de kommunala verksamheterna själva. Exempelvis om jag ska flytta till en ny stad och söker bostad. Då vill jag kunna se vart det finns lediga tomter, vilka är bestämmelserna i detaljplanen, var planeras bostäder, var finns skolor, busslinjer, busshållplatser, cykelvägar, vårdcentral, vårdboenden och så vidare. Den geografiska informationen hjälper mig i mitt beslut att välja bostad. På samma sätt kan vi förenkla beslutsfattandet i kommunala verksamheter genom att analysera och presentera information samlat. Geografisk information och GIS kan hjälpa oss i arbetet med att bygga vårt samhälle.
OLIKA SÄTT ATT ÖKA GIS-ANVÄNDNINGEN
Hur gör man för att öka användningen av geografisk information och GIS i en kommuns verksamheter? Metoderna kan nog vara lika många som det finns kommuner. Några kommuner arbetar med GIS-samordnare, GIS-strateger, policys, omorganisering och så vidare. Ibland blir det bra men ibland fortsätter arbetet som förut. För att göra förändring i en organisation i frågor som befinner sig som hängränna där verksamheterna arbetar som stuprör behöver beslut tas på en övergripande nivå. Beslut som ger mandat men också ställer krav och omfattar alla.
För att öka användningen och nyttan med den geografiska informationen och GIS-tekniken i kommunens verksamheter är det två förutsättningar som jag ser behöver finnas. Dels behöver kommunens GIS-funktion få mandat att arbeta förvaltningsövergripande och ställa krav på verksamheternas hantering av geografisk information, dels behöver det ställas krav på alla verksamheter att arbeta mer digitalt med sina informationsmängder för att öka användningen av geografisk information och GIS. Sådana beslut behöver vara politiska och tagna på en nivå över de enskilda nämnderna.
För att gå från det politiska beslutet till handling behöver en handlingsplan arbetas fram. Min erfarenhet är att en handlingsplan bör arbetas fram av personer som normalt inte arbetar med GIS. De bör istället representera olika verksamheter och gärna arbeta med utvecklingsfrågor inom sina respektive verksamheter. Det är på så sätt som verksamheternas behov och utveckling kommer i fokus.
I arbetet med Karlstad kommuns handlingsplan för perioden 2016–2018 har vi funnit tre huvudområden inom vilka vi behöver vidta ett antal aktiviteter för att öka användningen av geografisk information och GIS.
Det handlar om aktiviteter för att:
På alla nivåer inom kommunen öka kunskapen om vad geografisk information och GIS är, när och hur det kan användas och till vilken nytta. Vi behöver skapa flera möten mellan verksamheterna och GIS-utvecklare för att diskutera genomförande av politiska åtaganden och verksamhetsutveckling med hjälp av GIS.
Vi behöver bli bättre på att dela med oss av våra informationsmängder till varandra internt inom kommunen men också externt till allmänheten. Vi vill kunna presentera en samlad lägesbild av kommunens planerade och pågående bygg- och förändringsprojekt. För att åstadkomma detta behöver vi bland annat ha tydligt ansvar för varje informationsmängd och för ajourhållningsrutiner.
För att stimulera ökad användning av geografisk information och GIS behöver modellen för interndebitering slopas. Därför har stadsbyggnadsnämnden beslutat att göra GIS-utvecklingstjänsterna fria för andra förvaltningar att använda under en period av tre år.
Kommunens förvaltningsdirektörer och de kommunala bolagens VD har träffat en överenskommelse om handlingsplanen. För att följa utvecklingen ska planens aktiviteter årligen följas upp och redovisas till dem.
Text: Susanne Edsgård, chef lantmäteriavdelningen, Karlstads kommun